Molti degli imprenditori che incontro ogni giorno per il mio lavoro soffrono di questa sindrome. Stressati e sempre sul pezzo a risolvere i problemi quotidiani, tornano a casa la sera per ingurgitare una cena a volte fredda lasciata li sul tavolo dalla moglie che ormai ha smesso di fargli la consueta tiritera. Arrivano in ufficio con l’elmetto pronti a combattere una nuova battaglia, senza un programma ben preciso ma con la consapevolezza che non possono distrarsi altrimenti vengono sommersi. I più abili cercano di smuovere le montagne chiamando in causa i lavoratori più fedeli ma spesso si ritrovano con il problema che avevano delegato nuovamente sul loro piatto. I disorganizzati invece hanno come ultima chance l’emulazione del comando militare nello stile del film “ufficiale e gentiluomo” a scapito di abitudinarie gastriti e irritazioni della gola. Ma spesso finiscono per smettere di alimentare l’impresa che tanti anni prima avevano sognato entrando in una condizione di apatia che impedisce loro di guardare la brutale realtà in cui si ritrovano sommersi.
Ma chi ha rubato il loro tempo? Scopro che questa domanda gli imprenditori prima descritti… non hanno il tempo di farsela!
Ma dopo un’attenta riflessione emerge dalle profondità del pensiero che questi imprenditori sono vittime di un insinuoso tranello che li relega in un vortice dal quale non riescono più ad uscire. Loro rincorrono tutte le attività urgenti a scapito di quelle importanti. Ma questo è solo l’effetto del tranello. La causa risiede nell’errata comprensione di queste due semplici parole, urgente ed importante.
Una attività è definita urgente solo quando non la possiamo rimandare, a prescindere dal tipo di attività.
La definiamo importante quando lo svolgimento della stessa potrà causare nel futuro vantaggi e miglioramenti all’azienda.
Le due definizioni spesso vengono confuse dall’imprenditore che dice o pensa “questa cosa la devo fare adesso, è importante“. Qui cade nel tranello e a poco a poco si incarta nel vortici descritti all’inizio. Caso mai è urgente e, in certi casi, contemporaneamente importante. Un cliente fedele e di peso che minaccia telefonicamente di non comprare più merita una visita urgente. Se non lo faccio rischio di perderlo insieme al fatturato annuo che produce per cui la visita è anche importante. Smetterei di avere nel futuro i benefici economici che oggi nutrono le casse dell’azienda. Andando indietro nel tempo scopro che il venditore gestiva male i rapporti umani con questo cliente. A fronte di inefficienze nella consegna dei servizi, invece che prendersene responsabilità, questo venditore addossava le colpe al cliente che ad un certo punto si è davvero arrabbiato. In realtà io mi accorgevo che nelle relazioni con gli altri questo venditore era un po’ burbero e avrei dovuto correggerlo o formarlo nella comunicazione e nell’approccio alla vendita. Però non mi sembrava urgente e quindi la rimandavo. Dove ho sbagliato? Nel classificare questa eventuale attività di correzione. “Non è importante (alias “urgente”) se ho tempo la farò più in là. E invece questa era una attività importante, qualcosa che intaccava i benefici futuri per l’azienda. Affidare a qualcuno di competente questa formazione specifica, avrebbe migliorato le capacità relazionali del mio venditore ed evitato la questione diventata ad un certo punto terribilmente urgente!
Qual’è la morale di questa storia? Scopri le attività importanti, quelle che faranno fare la differenza alla tua azienda nel futuro, stabilisci delle date improrogabili per il loro svolgimento ed … assicurati di completarle. In questo modo nel futuro subirai meno emergenze.
Ritornando al titolo dell’articolo, hai scoperto chi ruba il tuo tempo? Si, effettivamente ci sono collaboratori che non vanno bene, che non fanno il loro lavoro come dovrebbero, che non completano le attività assegnate. Ma sei certo che sono loro che non vanno, oppure siamo noi che le stiamo gestendo in modo non ottimale? Un dubbio che è meglio sciogliere.
